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正社員のリモートワーク、セキュリティは?雇用契約は?自宅用PCはどうする?対応テンプレを紹介

リモートワーク

こんにちは、鈴木です。新型コロナウィルスの感染が拡大していて心配ですね。自治体によっては、休日の外出自粛やリモートワークが推奨されていますし、急遽リモートワーク対応を余儀なくされた方も多いのではないでしょうか。

前回の記事では、リモートワーク導入のポイントをお伝えしました。中小企業がどうやってリモート対応するか、導入前にやること・おすすめツールなどを具体的に紹介しているので、参考になさってくださいね。

ただ、正社員のリモート化については、業務体制が整っているだけでは不十分です。まず、雇用契約を見直したり、セキュリティの問題を解決する必要があります。

今回は、リモートワークにあたっての、社員の雇用契約とセキュリティの問題をどうするかについて、弊社で実行した例をもとに、手順や注意するべきポイントなどをご紹介します。また、雇用契約のテンプレートも用意していますので、よかったら使ってみてください。

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「正社員リモートワーク化」の考え方

弊社コマースデザインは、中小EC事業者向けのコンサルティング会社です。私は管理部のリーダーとして、会社全体の制度や仕組みを整えていく役割を担っています。

また、私達は、クライアントの皆さんから重要情報を預かっているので、セキュリティについても気をつけるべき立場です。そんな状態で、全社員リモートワーク対応を実現するために、悩んだことが色々ありました。

いまでは、現在では全社員がリモートワーク制度を活用しています。通勤時間が減ることでストレスが緩和されたり、家庭と仕事の両立がしやすくなったりと、社員から好評です。業務の効率化にも繋がりますね。

この状態になるまでに、どのような障害をどうクリアしたか、順次説明していきます。

正社員のリモートワーク化に必要なこと

出勤していた社員を、いかにして在宅で生産性高く働けるようにするか?
その際、必要な準備は大きく2つあるかと思います。

  • (1)社員のコミュニケーションツールの検討
  • (2)在宅勤務のルールを定める

前者については、社員同士が円滑にコミュニケーションをするために、チャットツールや、WEB会議のできる環境、クラウド上のファイル共有システムなどの用意が必要になります。
これについては、すでに前回の記事で書いていますので、今回は割愛します。弊社では以前からリモートワークに力を入れてきましたから、リモートワークするための業務体制は整っていました。ただ、リモートワークの多くは、業務請負契約の方との付き合いであって、正社員の在宅勤務はそこまで多くはありませんでした。

重要なのは、後者の「在宅勤務のルールを定める」ことではないかと思います。なぜなら、在宅で働くとなると、「セキュリティはどうするのか?」「労働時間はどうするのか?」「過剰労働にならないのか?」「契約はどうするのか?」など、たくさんの問題が考えられるからです。弊社もそうでした。

正社員リモート化は「在宅勤務ルール更新」が必須

正社員にリモートワークを導入しようとすると、「勤務体系が変わることによる規定の変更」「社外作業のリスクを避けるセキュリティ対策」の問題があるからです。

これらを解決するための「在宅勤務ルール」や「セキュリティ基準」の定義が課題でした。

ただ、多くの会社の経営者は、目の前の問題に追われて時間がなかったり、契約書を見るのが好きではない方が多いので、「よく分からん」と、ここで止まっている方も多いのではないでしょうか。

当社での解決策

弊社では、既存の就業規則に「在宅勤務規定」を付け足すことで、社員が在宅勤務へ簡単にシフトできるようになりました。

「在宅勤務規定」には、在宅勤務のためのセキュリティや就業規則が定義されています。雇用契約を結び直す必要はありません。いわゆる覚書ですね。

ここから先は、当社が「在宅勤務規定」を作った際の考え方やポイントをご紹介していきます。また、ページ末尾から、雛形をダウンロードできます。

在宅勤務規定のポイント

「在宅勤務規定」をつくる際には、細々とした決めごともありますが、今回は多くの方が気になるであろうポイントをピックアップしてご紹介します。

セキュリティ対策は?就業場所は?

弊社の場合、リモートでの就業場所は、基本的に自宅としています。

リモートワークというと、「自宅の他に、カフェやレンタルオフィスで仕事をする」というスタイルもあるかと思います。喫茶店でMacbookで仕事をしている人をよく見かけますよね。

ただ、実際問題、不特定多数の第三者のいる場所では、以下のようなリスクが考えられます。

  • カフェなどで業務していて、たまたまお手洗いに行った間にPCが盗まれた
  • 第三者が操作できる状態で席を立ってしまい、その間に操作されて情報が流出した
  • 背後から盗み見された など

そのため、在宅勤務する場合の就業場所は原則として「自宅」というのが安心だと考え、そのような運用にしています。

パソコンは個人PC?会社貸与?

会社がパソコンを貸与するのか、自分のパソコンを使うのか、といった問題もあります。仕事で使い慣れている会社のパソコンが便利かもしれませんが、紛失した時のことを考えると、リスクが大きいですね。

そのため、当社では、

  • (1)原則は個人のパソコンを使ってもらう
  • (2)重要なデータは会社PCに置き、自宅からリモートデスクトップで操作する

ことにしました。

個人PCのセキュリティ担保

社員の在宅勤務を認める条件として、「セキュリティガイドライン」を作成し、その基準を満たすことを求めました。ウィルスソフトやウェブ対策、web会議をできる環境など。

内容は例えば

  • ソフトウェアの利用規定の記載
    • ソフトウェアは最新の状態にしておく
    • ウィルス対策ソフトウェアの利用を定義する など
  • インターネットの利用条件を定めておく
    • ウェブ閲覧で注意すること
    • SNSの個人利用について など
  • 万が一ウィルスにかかった場合の対応 など

完璧なセキュリティというものはありえないかもしれませんが、

  • ソフトウェアやOSを最新のものにする
  • ウィルスソフトを入れて、常に最新状態にアップデートする
  • 信用のおけるクラウドサービスを利用する
  • パスワードを複雑なものにし、二段階認証にする
  • 個人的なポカ(PCをなくすなど)に気をつける

・・などをすることで、リスクを最低限に抑えることができます。

特にお客さんの個人情報を扱っているEC業界では、情報漏洩は命取りになりますので、ここは決して軽く考えないでしっかりと対策して欲しいと思います。

※この「セキュリティガイドライン」をダウンロードできるよう雛形を用意しました。記事末尾でご案内します。

リモートデスクトップの活用

前回の記事に書きましたが、「リモートデスクトップ」を使います。個人のパソコンを使って、会社のパソコンを動かす方法です。

オフィス側のPCを常時起動させておき、そのPCを外から動かすので、個人PCにデータが残ることはありません。そのようにして安全性を担保しています。

医者のドラマでいうと、機械で行う手術を遠隔地から行うダヴィンチ手術のイメージですね!(わかりにくいですかねw)

ちなみに、オフィス内のPCは、オフィス側のセキュリティサービスによって守られています。

職種ごとに判断を変える?

職種によって、在宅でも問題のない人と、出勤が必要とされる人がいますね。

弊社の例だと、コンサルタントの部署であれば、クライアントのやり取りはメールやビデオ通話が中心なので、比較的在宅でも仕事がしやすいです。

しかし、会社の管理をする部署だと、会社に保管している契約書を扱わないといけないとか、郵便物をチェックしなければいけないだとか、出勤しないとできない業務が多々あります。

このため、職種ごとにルールを変えて運用することになります。

「在宅勤務の上限日数」は作る?

全員に在宅化を適用するために、「出勤しないとできない作業がある」という職種であっても、同僚との調整の上で在宅勤務を選べるようにしました。

規定としては、職種に関わらず「月に○回まで在宅勤務が可能」という、在宅可能日数を定めました。

ただし、全員とはいっても業務管理能力が一定以上あることを前提とし、「入社○ヶ月の新人社員は対象外」という定義をしています。

※現在は、東京都知事から新型コロナ対策としてのリモートワーク要請が出てますので、全社員リモート化しています。

長時間労働を避けるには?

在宅勤務といえど、時間帯や稼働時間まで自由になってしまうと、長時間労働になりがちだとか、深夜時間給が発生する時間を中心に稼働するなど、いろんな問題が発生してしまいます。

そこで、当社では以下の規定をつくりました。

  • 通常の就業時間帯「10時-19時」(休憩1時間)に稼働する
  • ただし、前後2時間は時差勤務が可能
  • 深夜22時以降は就業しない
  • 時差勤務の場合は、始業・終業時間を周知する
  • クライアントの連絡は10時~19時の間に限る など

タイムカードどうしてる?

在宅で勤務するとなると、昔ながらのタイムカードは使えないですよね。

弊社では、数年前から、とある勤怠管理ツール(オンラインタイムカード)を使っています。勤務時間の管理に使います。

このツールは、各社員が何時に着席・退席したか一目でわかります。お昼休みはオフにして抜けて、PC前のデスクに座るとオンにします。いわば「いまPCの前で仕事しているかどうか」が分かります。

ちなみに、「個人が使っているパソコンの画面を、定期的にキャプチャすることで勤務状況を確認する」機能もあります。「不正行為が行われていないかなどの把握」のためにある機能だとは思いますが、実際の運用としてはほぼ見ていません。
ただ、定期的に画面キャプチャされることで、社員側の生産性への意識は自然と高まるのではないでしょうか。

最後に

まとめ

今回の記事では、社員を在宅で働けるようにするための契約等について、詳しくご説明をしました。
※「リモートワークをしやすくするための体制づくり」については、前回の記事をご覧ください。

弊社の考え方が唯一の正解ではないので、それぞれの状況に応じて調整をしていただきたいですが、「実際の導入例や書式の叩き台があれば、早く体制整備が進むかな」と思って弊社の取り組みを紹介してみました。

新型コロナウイルスはいまだ収束の気配がなく、世の中は大変な状態になっています。私たちは中小企業の経営を支援する仕事をしていますから、私たちができることは何だろうかと考え、このような情報を発信してみました。何かしらお役に立てば幸いです。

引き続き今後も色々と情報発信をしていきますので、メルマガを購読いただけますと幸いです。今後ともよろしくお願いします。

雛形の無料ダウンロードはこちら

ここまでお伝えした内容は、雛形に詳しく記載しています。無料でダウンロードしてお使い頂けますので、ぜひ参考にしてみてください。

※在宅勤務規定、在宅勤務申請書、セキュリティガイドラインの雛形3点セット

尚、在宅勤務関連の書式を作っていただいたのは、弊社が長年お付き合いしている社労士の方です。「アドバイスを受けながら、自社用にカスタマイズしたい」という場合は、ご紹介しますのでご連絡ください(有料です)。
セキュリティガイドラインについては、IPAで提供している「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」を、当社の現状に則した形にまとめ直したものです。

※尚、これらの書類に関しては、弊社が運用したものがベースですので、ご利用の際にはカスタマイズするなど、自己責任でご使用ください。もしもこの書類を使って問題が発生しても、弊社は一切関知しませんので、ご了承くださいませ。
例えば、IPAが提供するセキュリティ対策ガイドラインの中には、入退館に関する内容も盛り込まれていますが、当社のセキュリティガイドラインにはそれがありません。理由は、別途既に定めていたためです。
このように、各社の事情によって定めるべき条項は様々だと思います。

PS
「リモートワーク導入など、いまの時期に仕事を効率化したい」という方は、ぜひ弊社までご相談ください。売上アップや価格見直し・楽天39対応・本店テコ入れなどと一緒に、ご提案します。

特に先月くらいから「コロナで仕事量が減ったから今のうちに業務を整備したい」というご相談が増えています。3月から開始して、すでに成果が出ている方もいます。

興味がある方は一旦ご相談ください。契約前のご相談は無料です。気になっていることを、以下の無料相談フォームからお聞かせください!

この記事を書いた人

鈴木 有佳
前職では、セミナー運営会社で人事・総務・経理・経営管理などの管理部門全般に従事し、幅広い業務を経験。当社コーポレート部門のリーダーとして、業務整備やプロジェクト管理を得意としている、コマースデザインの縁の下の力持ち。
青森県出身で、りんごのように胃にやさしい人となりだが、呑兵衛でもある。

このブログについて

中小ネットショップ専門のコンサルティングを行う「コマースデザイン株式会社」の社員ブログです。

値引きや広告に頼らない販促施策を中心に、小さな会社や1人事業のための業務改善・組織運営術など、経営全般にわたって支援をしています。

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