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小企業のリモートワーク、TV会議の前に「乗り越えるべき準備と対応」とは

リモートワーク

リモートワークをやっている会社といえば、大企業やシステム会社やフリーランスが多く、「普通の小企業」ではまだ少ないようです。

コロナ対応で、いよいよ取り組まないといけなくなったけど、設備がない、ノウハウがない・・・という方に、この記事では「小企業がリモートワークを成功させる5つのステップ」をご紹介します(初心者向け)。テレビ会議などのコミュニケーションツールの話題ばかりが取り沙汰されますが、実は普通の小企業は、「それより前にクリアすべき問題」がいくつもあるんです。

弊社は昔から、会社全体でリモートワークを推進しており、NHKクローズアップ現代やフジテレビの報道番組に取り上げられたこともあります。その経験を踏まえて申し上げたいのは、「小企業」こそ、リモートワークがおすすめだという点。コロナだけでなく、経営観点でも有益。「低コストなのに大きなメリットがある」んです。

最近は、仕事でお付き合いのある会社にリモートワークをおすすめしまくっていて、あちこちで成功事例が出ています。やればできます。コロナ対策だけでなく、今後のためにもぜひ試してください。

慣れ親しんだ業務プロセスを変更していくというのは、自分だけだとなかなか大変です。通常業務もありますからね。。
今月は特に、この業務改善コンサルティングをやっていく中で、「リモートワークや業務のクラウド化」を推進するケースが多くありました。つい先ほども、このような打ち合わせをしていったところです。このご時世で仕事が減ってしまい落ち着いているから、その時間を逆にこういった「足回りの見直し」に、使っている方が多い感じですね。これから更に増えそうです。

※ちなみに新型コロナウイルス対策でテレワークを導入した場合、厚労省では最大100万円、東京都では最大250万円を補助するとのこと。

弊社のリモートワークと実績

リモートワークのメリット

まず冒頭でご案内した、リモートワーク導入の「経営側にとってのメリット」を説明します。

「働き方改革」「柔軟な働き方を推奨する」というと、会社の義務とか福利厚生のようですが、実は、経営側こそにメリットがあります。新型コロナ対応以外での魅力は・・

  • オフィスの費用を抑えられる
    • 出勤自体が激減するので、たとえばデスクをフリーアドレス化すると家賃が安くなる
    • 通勤費(定期代)も減る。交通費は都度清算でOK。
  • ペーパーレス化と、業務プロセスの整備が進む
    • クラウド化するので、必然的にデータ化(電子化)されて紙資料が減る
    • クラウド上の書類は全て検索できるので、あれどこだっけ?とか、紙を探す手間も省ける
    • どこでもデータが確認できる、資料をしまっておくスペースも不要
  • 「地方だからなかなか人が集まらず採用できない」問題が解決される
    • 通勤する必要がないので、遠方の人でも採用できる
    • つまり地元での採用にこだわらなくてよくなる(職種にはよりますが)
    • だから全国の「優秀」な人材と「低コスト」で仕事ができる
  • 人材確保の「選択肢」が、すごく柔軟になる
    • 「正社員としての雇用」にこだわる必要がない
    • 業務請負契約の場合、相手側は複数の企業と取引しているので、契約終了も簡単
    • たとえば「優秀な副業人材」は、能力に対して低コストで育成コストも不要

他にもまだまだいろんなメリットがあります。もちろん導入にあたっては環境の整備や、遠方の人とのコミュニケーションなど、大変なこともありますし、踏み切る精神的な負担もあるでしょうが、今決断するかどうかで会社の将来が変わりますよ。

でも「どうやってコミュニケーションするの?」「サボらない?」とか、気になることはあると思いますが、それは後述します。ECの場合は、物流を外に出さない限りは物理的な作業を伴いますが「在宅でも働ける体制」「在宅で働けるメンバー」を作ることは有意義です。

中小企業向けの助成金も

中小企業向けに、厚生労働省と東京都が、緊急助成金を創設しているようです。新型コロナウイルス対策でテレワークを導入した場合、厚労省では最大100万円、東京都では最大250万円を補助するとのこと。

社労士さんに感想を聞いたところ、「関連機材の購入支援としての補助金でしょうねー」とのことでした。そんなに機材使いますかね・・・。まぁ、既存の環境によるので、色々揃えないといけない場合は使うと良いかもです。これが使いやすい助成金なのかどうかはわかりませんが、興味のある方は参考までに。

弊社でのリモートワーク事例と実績

弊社は、元々は中小ネットショップを支援するコンサル会社ですが、業務効率化や組織づくりの支援をするケースも増えてまして、その過程で「リモートワーク環境作り」なんてこともやっています。

かなり昔からやっていたので、こうした試みが注目されて、NHKやフジテレビから取材を受けたこともあります。

現在のメンバーとしては、社員が15人、業務請負契約のスタッフが7人。全員リモートです。

  • 業務請負の在宅スタッフは日本全国のほか、海外にもいます。
  • 社員は、コロナ以降はリモートワークが標準になっています。

在宅スタッフはお子さんのいるワーママが中心で、すごく優秀な方々です。彼女たちなくては当社は回らないと言えます。

もともとの弊社での試みは、社員の在宅化というよりも、「在宅で働いてくれるスタッフを見つけて、上手に業務移管していく」ことでしたが、それが実現すると、社員の在宅勤務も自然と可能になりました。結果、今ではリモートワークが中心、というわけです。

社員は「徐々にリモート化」

このように現在は在宅ワークを積極導入していますが、当初はリモートワーク対象は業務委託スタッフがほとんどで、正社員は基本的には出勤する形で、「たまに緊急時のみリモートワークをする」形でした。

しかし、台風など天災の増加や、「災害や家族の体調不良で出勤が難しい」とか「家が遠くて出勤時間がかかるから、在宅勤務日を作る」といった使い方だったんです。

なぜ以前は部分的な在宅制度だったかというと、社員は接触頻度を多くして、誰が何をしていて、誰が何で困ってるかなど、“顔が見える”状態が良いと思っていたんです。でも、実際リモートワークメインにしても、あまり問題はありませんでした。思い切ってやってみたところ、すごくスムーズです。
そもそも、出社していてもリモートのスタッフとのやり取りもしていたので、メンバー全員が対応に慣れていたんですね。

そんなわけで、最近の新型コロナウイルス騒動もあり、正社員もリモートワークに移行しました。3週間ほど前から大多数の社員が在宅勤務、今週から全員が在宅勤務化しています。オフィスに誰も来ないので、家賃がもったいなくて。。

とはいえ、ずーっと在宅なのも「さみしい感じがする」という声が出てきましたので、リモート飲みなど、コミュニケーション機会の増加を企画しているところです。

「地方の小企業」へリモートワーク支援

私は元々楽天に勤務していたので、その頃から18年間、EC業界と地方企業に関わってます。で、特にこの2~3年は地方では採用が困難だったり、社員が急に辞めちゃうとか、人材不足の話をよく聞くようになりました。

そこで、自社での経験をもとに、数年前ぐらいからコンサルティング先の中小企業へ、業務効率化の支援を開始して、その一環で在宅ワークの導入支援もはじめました。

まずは、社員の在宅化というよりは、県外で在宅で働いてくれるスタッフを見つけて、上手に業務移管していく、という支援が中心でした。これができると、社員のリモートワーク環境も自然と整うからです。

以下は支援先の事例記事です。「在宅ワークを導入すると売上も上がる」わけです。

在宅スタッフに業務を移管できて、店長さんが週2日休めるようになったり、新規事業を進めることができたりと、本当にたくさんの成功事例があります。そして、この体制ができれば、社員のリモート化は、なおさら簡単というわけです。

大企業の方とお仕事することもありますが、身軽な小企業のほうが導入はしやすいです。社長さんが面倒臭がったりするだけで、決心すれば早い。

これから絶対に重要になる!

地方では「募集しても人材が集まらない」。

将来を考えてみても、地方の会社に関しては、地元で採用がうまくいかないケースが多くなっていますので、リモートワークで全国から人材を募集できるようになると、圧倒的に可能性が広がります。

有望な人材と出会いやすくなるんです。

例えば高知県土佐市にある会社だとしましょう。採用の基準が「話しやすくて素直で、仕事でPCを使う経験があって、かつ土佐市にあるオフィスに出勤できる」だとしたら・・・3つ目の条件で、一気に対象候補者数が減りますよね。

話しやすくて素直でPCが出来る人は全国にたくさんいるのに、「地域」という足かせで絞られてしまうわけです。もったいない。「社員は出勤するのが当たり前」という思い込みを捨てて、リモートワークを積極活用することで、柔軟な組織運営ができるようになりますよ。もちろん、出勤、作業しなければいけない職種は難しいですが、何か頼めることを切り出すことで、負担が激減するので、「うちはムリ」と思いこまないことが大切です。

弊社リモートワークの風景

最近のコロナショックにより、出勤していた弊社メンバーも、全員リモートワークになりました。

はじめはなんとなく場所を見つけて始めるのですが、数週間続けてみると、色々気づくことも多いようで、効率や勝手がいいように各自工夫しているようです。驚いたのは「ドラム型洗濯機を使ったスタンディングデスク」です(右端)。

彼は日々、洗濯機の上から、支援先へコンサルティングをしています。

腰が痛くなって椅子を買い直した人も複数。

社員の在宅ワーク移行に関しては、かなりスムーズに進めることができました。それも、社内のメンバーが自主的に工夫して進めていて、私はあんまり関与していません。

ただ、次の課題もあります。社員のリモートがうまくいくことはわかったけど「顔を合わせるメリット」も捨てられません。コロナ収束後(いつになるかわかりませんが)はどのように使い分けをしていくかが考えどころです。

あと、経営者としては、人が全然居ないオフィスを見ていると、オフィスの家賃がもったいないという悩みもでてきています・・。

リモートワーク成功の5ステップ

ここからは、大手やシステム会社ではない、「地方の小企業」がどうやってリモート対応した会社へと生まれ変われったか、いくつかのステップをご紹介していきます。

※リンク先の紹介記事は、厳選したオススメ記事ということではなく、あくまでも参考ページという感じです。もし興味がある方は、ご自分で追加で調べてみてください。もちろん、コンサルティングとして直接詳しい説明も差し上げることも可能です。

Step1. 業務のクラウド化

「リモートワーク」をするためには、大前提としてまず「クラウド化」が必要です。つまり、どこからでも資料やデータなどが見られる環境づくりです。

普段から、電話とFAXと、会社のPCにあるエクセルファイルばかりで仕事してると、在宅勤務をしろ、と言ってもリモートワーク対応はできません。

また、リモートワークの道具といえば、ZOOM(テレビ電話)とか、Chatwork(ビジネス用チャットツール)が話題ですが、それは1つ後の話。

正しい順番は、まずクラウド化による「リモートワークできる環境づくり」があって、その次に「リモートワークの実践」があります。IT関係者には当たり前すぎる話でしょうけど、実態としては「まずクラウド化が先」というケースが多いんですよ。

※とはいえ時間がないですよね。優先順位付けも大切です。在宅のメンバーに頼みたいな、という業務を特定して、そこを中心にクラウド化していくと効率的かなと思います。

PC関係をリモート化

これだけ書いても必要性を実感しないかもしれませんが、この一手こそが、あとから効いてきます。

旧型の連絡手段をリモート化

  • 電話
    • 当たり前ですが、電話を転送しますね(携帯ならそもそも関係ないですが)。
    • 誰に転送するか困る場合は、電話秘書サービスに一次受けしてもらうのも良いでしょう。一旦受けて要件聞いてもらって、チャットやメールで「○○さんから電話、折返しお願いします」と報告を流してもらいます。
    • 弊社では、このコールコネクトというサービスを使っています。「電話自動応答」など、色々便利な機能があっておすすめです!
    • 参考記事:CallConnect
  • FAX
    • 「FAXが届いたらメールで届く」というサービスがあります。
    • FAX機自体にその機能がある場合もあります。
    • PCからFAXを送ることもできます。
    • そもそも、FAXは送った、いや届いてない、紙がない、などのリスクもありますし、チャットやメールでPDFをやりとりする方が効率的ですね。
    • 参考記事:インターネットFAXサービスを徹底比較しました。

コミュニケーションをリモート化

リモートワークといえばここのイメージがありますが、リモートで仕事のコミュニケーションを成立させるには、PCや旧型連絡手段をリモート化しておかないと成立しません。

Step2. 業務を俯瞰整理

とはいえ、業務の中でもクラウド化しやすいものそうでないものとがあります。なので、一旦業務を整理する必要があります。クラウド化しやすいものから実践してみましょう。

どんな業務がクラウド化しやすいか?

EC業務でいうと、例えばよくクラウド化&在宅スタッフに業務移管しているものとしては、商品登録、画像加工、データ一括更新、在庫数やポイントの調整、バナーの更新、メルマガやSNS、メール返信などの顧客対応、などなど。。

受注処理は繊細な個人情報を扱いますが、前述のリモートデスクトップで操作すればセキュリティの問題は担保できると思います。こういったセキュリティや機密保持などのテーマについては、次回より詳しく説明をします。

棚卸ししてみましょう

業務体制を整備していくためには、まず自分が何をやってるかを棚卸しして振り返ります。紙にペンでガリガリ書きながら、それを眺めてみるのがオススメです。

特に小企業の業務は大抵、元々は少人数で開始して、徐々にメンバーが増えていき、後から業務内容が変わったり増えたりして、無駄に複雑化している傾向が多いんですよね。

リモートワーク云々に限らず、一回業務を棚卸しするというのは非常に有効です。実際にこれをやると、大きな効果があります。

移管業務の特定とマニュアル化

ルーチン業務とか作業系の、「人に頼みたい仕事」はマニュアル化しておきます。なるべく、「イレギュラーの場合の条件分岐」も書き出しておくほうがいいと思います。いちいち指示を出すのではなく、予めパターンを決めておいたほうが指示を仰ぐ必要がないので、スムーズになりますよ。

マニュアル作り、大変ですけど、カンタンに作るコツも色々あります。たとえば、「自分が作業しているところをスマホ動画で撮る」こと。お客さんに見せるわけではないから、雑なデキでOK。そうやって作ったマニュアルは、クラウド上で共有しておき、あちこちから閲覧・更新できるようにしておきます。

実は、マニュアルは、人の創造性を引き出します。パターンがわかっていれば、応用したアドリブもできるようになりますし、自らマニュアルを更新できるようにもなります。

理想としては、マニュアルは、命令書ではなく「皆の気づきを皆で更新して、改善するための共有資産」とすることです。当社ではそういう運用になっていますし、クライアントでもそういうケースが増えて活きています。「自主運用型のマニュアル」は、人材育成を加速します。この話はまたいずれ。

※とはいえ、外出自粛や禁止などに対応するための急ごしらえの場合は、マニュアル化は後回しでもいいです。でも、ずっとマニュアルがないのはダメなので、時間を見つけて作成・整備しましょう。

Step3.自ら在宅勤務をやってみる

業務のクラウド化が進んだら、社長さんや導入者自身が在宅勤務を積極的に試してみてください。

自分が社外で仕事ができる状態になっていれば、他の人もある程度やりやすくなっているからです。社外から社内に向けて、チャットワークやzoomを使ってやりとりすると非常にはかどります。お試しください。

外出先から会社に電話して、「あれどうなってたっけ?」と聞くのではなく、クラウド上で確認できるようにするところからでもいいです。

また、普段はあまり自ら話さない従業員が、チャットだと意外と自分の考えを述べたり、仕事の進め方が斬新だったりして、新しい発見もありますよ。

Step4.在宅メンバーを増やす

自分で在宅勤務を試しにやってみてうまく回るようだったら、実際に在宅スタッフを増やしていきます。 この際、出勤していた社員を在宅にするのもいいのですが、社外の在宅スタッフを増やしていくのもオススメです。

ここでいう在宅スタッフとは、正規雇用ではなくて、フリーランスの人やクラウドソーシングサイトで募集した在宅ワーカーです。

なぜおすすめかというと、契約終了がしやすいからです。正社員だと、その人の就職先は1社しかないので、会社の状況が変わって「あしたから来なくていい」なんて申し訳なくて言いづらいですよね。一方で、業務請負の場合は、相手もプロのフリーランスとして何社かと契約しているので、「実はちょっと事情が変わりまして・・・」と契約終了するのは、正規の雇用よりやりやすいはずです。

なので、ちょっと人手が足りないなという場合は、こうした在宅ワーカーを増やすといいかと思います。この話も色々奥深いんですが、、今日はこの程度にしておきます。

なお、単に「バナー作成」とかを単純に移管するのは、意外とメリットがなかったりします。頼むほうが手間になるんですよね。むしろ、1を伝えると10やってくれる、あるいは「言わなくても自発的に提案してくれる」人材をいかに確保し、仲良くやっていくか・・という工夫が重要です。

正社員のリモート化の場合は、単に体制が整っているだけではダメで、雇用契約を見直したり、セキュリティの問題を解決する必要がありますよね。この点については、次回改めて説明します。早く知りたい方はお問い合わせください。

Step5.メンバーみんなで仕組みを整えていく

これは導入後、運用が軌道に乗ってきてからの話ですが・・・
こうしてメンバーが増えていくと、業務フローなどを調整する必要がでてきます。

そこで、社外や社内のメンバーと「ここはもうちょっと改善した方がいいかな」「こうすればやりやすくなるのでは」などと、みんなでコミュニケーションしながら仕組みを整えていくことが重要です。

弊社では、正社員のみならず、業務請負の在宅スタッフについても、自律的にいろいろ判断して頂ける方を厳選して採用(契約)しています。なので、「この業務プロセスどうしたらいいと思いますか」「何か気づいたことありませんか」などと、改善プロセスの議論が活発に進んでいます。皆で考えているうちに、リモートワークの業務のプロセス自体が整っていきました。

業務請負契約の関係であっても、 相手に敬意を持って自分たちの状況ちゃんと説明して、継続的に丁寧にコミュニケーションしていけば、一緒に考えてもらえるものです。

この5つのステップをクリアすれば、全員が在社・出社していなくてもスムーズにリモートワークで業務が回るようになります!

リモートワークへの疑問

リモートワークって便利そうだけど、でも本当に大丈夫?と気になる方のために「よくある疑問」をまとめました。

家で仕事したらサボりませんか?

何をもって、「サボっている」と判断するかです。評価においては、サボっているかどうかは関係がなく、成果が出ていれば良しなはずです。ガンガン仕事が進んでいるなら隙間でサボっていても構わないのではないでしょうか。つまり、もっと成果をみるべきです。

そもそも、8時間会社にいてもずっと集中して仕事できませんよね。座っているだけだったり、ネットサーフィンしたりラインしているのも同じですね。要は効率的に仕事をして、結果が出る方が会社としても個人としてもWinWinと考えてみましょう。

とはいえ、成果が明確でない仕事もあるし、プロセスを評価してあげたい場合もあるでしょう。その場合は、日報が良いと思います。日々の仕事で何をして何を発見したか、次にどう活かすのか・・・を書いてもらう。そうすれば、どれだけ考えながら取り組んでいるかがわかります。

勤怠管理は?

クラウド版のタイムカードみたいなものが色々出ていますから、それを使います。もちろん、工夫すればごまかすことは出来ますが。。。

だから、勤務時間とか態度で人を評価することをあきらめて、成果や、考えの細やかさを日報で見ていくのがいいと思います。

まあ、そもそも、サボる人を採用しないのが第一ではありますね。

在宅ワーカーはどうやって採用するの?

考え方は色々ありますが、一例をあげます。

なにか仕事の説明をしたときや、採用面接の最後などに「ほかに聞きたいことありますか? 質問は?」などと聞きますよね。この際に、どれだけ質問が出てくるかを見ます。

想定の幅を見るんです。質問をしない人は、実際に問題が起こったときになって初めて気づいて聞いています。想定が深い人は、色んなパターンを想定して、早い段階で色々聞いてきます。まあ考えずにチャレンジするのは悪いことではないですが、常に隣に誰かが張り付いていないと転んでしまう人は、あまり独立して仕事することは難しいかなと思います。

まとめ

今回は、小企業がやりやすいリモートワーク導入のステップについてお伝えしました。

  • リモートワークできる体制を作ることは、コロナ対応や、従業員向けの福利厚生的な観点もありますが、実は経営側にとってのメリットも大きいんです。
  • 設備にお金がかからないどころか、むしろコストダウンになります。
  • セキュリティや意思決定が大変な大企業よりも、小企業に向いているはず。小企業であれば社長さんの一存で思い切って進めることができますからね。
  • 「やらない理由がない」というくらいにオススメです。
  • やり方としては、いろんなネット上のハウツー記事がありますが、割と見落とされがちなのが「そもそも業務プロセス自体がクラウド化されていないと、いきなりリモートワークできない」という点です。
  • 難しい計算をする前に、まず掛け算九九を覚えないといけません。
  • 基本から一つ一つ進めていく必要があります。不慣れなうちはストレスや不安を感じるかもしれませんが、その後に待っているのは、色んな制約から解放された自由な世界です。

弊社ではこれまで、EC事業者を中心に、こういったリモートワーク化を含めた、中小企業ならではのデジタルシフトを支援してきました。今後も継続発信していきますので、またご覧ください。

これを読んで頂いた方が、やってみようかな・・と思ってもらえると嬉しく思います。

※後編予告:
弊社社員が全面的にリモートワーク化した際の細かい工夫やポイントについては、続編(別の記事)でお伝えする予定です。特にセキュリティーをどうするのかや、雇用契約をどうするのかといった難しいところの話をご説明していきます。

PS
興味はあるけど、でも。。。という方へ。
弊社でお手伝いします。

リモートワーク導入をきっちりやりたいなという方は、ぜひ弊社までご相談ください。 特に今後は労働人口の減少や、商売の先が読みづらいといった課題がありますので、このように柔軟に運用できる組織づくりは、これから非常に重要なことだと思います。

私たちはこのような支援をしています。サービス一覧の中に、「業務改善の特化型コンサルティング」の説明があるので、興味がある方はそこからお問い合わせください。
また、契約前のご相談は無料です。気になっていることを、以下の無料相談フォームからお聞かせください!

カテゴリー: EC業務の効率化

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