その忙しさからいまこそ脱出！人に仕事を振るコツ

こんにちは、コンサルタントの小堤です。

仕事がいっぱいあるから猫の手も借りたい！でも、人に頼めない！部下やパートさんは（申し訳なさそうな顔をしながら）早々に帰っていく…

毎日残業続きという方、多いのではないでしょうか？

今回は、仕事をたくさん抱えて忙しい方に向けて、「人に仕事を頼めない理由」を分析し、やるべき仕事に集中できる・早く帰れるなど、やりたいことが出来るようなる「仕事の切り出し」のお話をしてみます。

なぜ人に仕事を頼めないのか？

仕事を人に頼めないで「抱えてしまう」人、多いですよね。

私も前職では、とにかく仕事を抱えて、やるっきゃない！と根性論で乗り切っていました。でも、残業が続くと疲れが溜まり、結果的に仕事の効率性は落ちていってしまいます。

仕事を上手に頼める人にはわからないかもしれませんが、頼まないには頼まないなりの理由がありますよね…そこで解決策を考える前に、まず「人に仕事を頼めない理由」を整理してみます。その後、具体策を考えましょう。

理由1：「頼むほどではない」から頼まない

では、「人に仕事に振れない理由」を考えます。コピーを取るだけ・会社の備品を発注するだけなど、慣れていればすぐ済む、頼むほどではない仕事ってありますよね。実は、これが結構厄介なのです。1つ1つはちょっとした作業でも、それらが積もり積もって、あなたの貴重な1日を削っているかもしれません。

にもかかわらず「頼むほどではない」と、なぜ判断してしまうのか。その背景にあるのは「説明するのが手間」「説明する時間があれば自分でやってしまった方が早い」と、仕事を依頼するための手間・所要時間を「多く見積もりすぎている」のかもしれません。

でも、そんな「ちょっとした作業」であれば、なおさら部下やパートさんなどに切り出すべき、とも言えますよね。

つまり、この場合は「仕事を振る」ことに対して重い腰を上げれば、特に苦も無く、あっさりと仕事を頼んでしまえるのではないでしょうか。その仕事より、あなたにしか出来ない仕事は、もっと沢山あるはずです。

理由2：「難しい仕事」だから頼めない

作業の難易度が高く、簡単に教えられないので結局自分がやるしかない…といって抱えているパターンもよくありますね。どの会社でも、「ひとりで何でもできる人」に仕事が集中しがちです。

この場合は、理由1と同様に頼むことを過剰に面倒に感じてしまうに加えて、「説明してもできない可能性がある、説明するだけ無駄」と、頼まずに諦めているのではありませんか？

ただ、実際のところ仕事の中で「難しい箇所は全体の一部」ということも多いです。ですから、本当に難しいところだけ自分でやって、その前後は誰かにやってもらう、ことがきっと可能なはずです。あなたから余計な仕事を切り出せば、いまよりさらに仕事のパフォーマンスがあがるはずです（対策は後述します）。

理由3：「時間がない」から頼めない

締切間近で説明する時間すらない、自分でやった方が早い…忙しい人ほど、このような経験もあるあるですよね。

ただ、端から見ていると「あの人忙しいのに、なぜ〇〇をやっているのだろう？」「頼んでくれればいいのに」と思うことがあったりします。これは理由1と同様ですね。億劫に思わず、「短時間で仕事をまず依頼してみる」べきです。

また、締め切りが過ぎたら誰かに引き継ごうと思っても、ホッとしてしまい、結局また自分が忙しくて仕事を頼めない…悪循環なんてことありませんか？

この場合は、締め切りを乗り切ったら次は忙しくならないように、誰かに切り出す体制つくりが重要です。仕事を切り出し、自分の時間を増やせれば、あなたがやりたくても出来ていない仕事に着手できるかもしれません。 この対策も後述します。

長期的に見れば、誰かに頼むのが正解

と、3つのケースを挙げましたが、総じて「誰かに仕事を頼むのは手間がかかる」から、「自分で頑張った方が早く済む」と判断をしてしまうのかと思います。

短期で判断すると、効率的なのは自分で作業することかもしれませんが、中長期で考えたら誰かに頼んでいかないと、そのうち回らなくなってしまいます。「既に回ってない！」という方も、これを機にちょっと頑張って仕事を切り出してみませんか？でもどうすれば・・と思いますよね。

仕事を切り出してお願いする２つのコツ

お待たせしました。では、ここからはどうやって仕事を人に頼むか、切り出すコツをご紹介します。といっても、自分が悩みながら実践してきたことです。万人に当てはまらないとは思いますが、ヒントになれば幸いです。

コツ1：教えることに手間をかけない

※「頼むほどではない」、「時間がない人」向き

「教えよう」と構えると、ちょっと手間に感じて、ついつい自分で対応してしまいますよね。ただ、簡単な仕事であれば、「言うより見せろ」で、自分の作業手順を見てもらうだけで、次回以降すんなり仕事を依頼できるようになるかもしれません。

とはいえ、

• 一回見せただけでは、どうせ覚えられないし…
• 同じことを何回も聞かれる方が面倒だし…
• 教えたくても、教わる側のタイミングと合わないし…

という理由から、仕事の切り出しを諦めてる方は、ぜひスマホを活用してみてください。

スマホの録音＆録画を活用する

教えている手順をスマホで録画してもらえば、あとから何度も見返すことができるので、説明は一度で済みます。メモを撮ってもらうより、効率的です。また、「あれを〇〇してから△△して」と、説明したいことをボイスレコーダーに録音して、音声データを相手に渡せば、教える側・教わる側、それぞれ自分のタイミングで対応ができます。

自分の声を録画・録音するのは、少し抵抗があるかもしれませんが、時間を確保することを思えば、まずやってみた方がいいですよ。

教えた内容はマニュアルにしてもらう

仕事を切り出す相手に、もし余裕があれば、教えた内容をマニュアルにしておいてもらいましょう。「マニュアル？なんだか面倒…」と抵抗もあるかもしれませんが、一度作ってしまえば、大きな効率化につながりますよ。詳しい内容はこちら▼

コツ2：仕事を分解する

※「難しい仕事」向き

1つの仕事を「ページ制作」と大きなくくりで考えると、自分しかできないように思えます。しかし、仕事を分解して「複数のタスク」にすると、その中に他のメンバーでもできそうなタスクが含まれていることがあります。

タスク分解の具体例

例）ページ制作という「仕事」を「タスク単位」に分解する。

• ラフを作る
• 商品の撮影
• 商品画像の編集
• 商品登録
• 説明文の用意
• タグ登録
• 最終チェック

このように分解してみると、「タグ登録は単純作業だからバイトに切り出せそう」と分業しやすくなります。つまり、「この仕事は〇〇さんしかできない」とできる人にばかり負荷が集中する問題がクリアされるのです。

「動く前に、まず考えろ」とはよく言ったものです。

「仕事」という箱の中に、どんなタスクが詰まっているか、その中に手伝ってもらえるところはないか、動く前にまず「仕事を分解する」をぜひ意識してみてください。

業務改善は常に前払い。チャレンジが大切

今まで仕事を人に頼まなかった方には、ご紹介した方法がすべて手間に感じるかもしれません。

ですが、効率化の手間・コストは「前払い」だと言われます。長い目で見ると、人に仕事を振れるようにしておくのは、「やるべき仕事に集中できる」「早く帰れる」「やりたいことが出来るようなる」など、自分の時間を確保するための時間節約になります。「自分でやった方が早い」といった事を繰り返していると、いつまでも忙しいままです。

忙しい人ほど、時間確保の工夫をしよう

あなたが忙しいならば、

• 「頼むほどではない」仕事は「自分でやらない」
• 「難しい仕事」は「自分しかできないとこだけやる」
• 「時間がない」なら「時間をかけないで頼む」

この3つを意識して、自分の時間を確保していきましょう。

なお、弊社のコンサルティングでは、売上UPだけでなく、忙しさの状況を伺ったり、一緒に効率化を考えたりするお手伝いもしています。「日々忙しくて前に進めない」と悩みの方、ぜひご相談ください。