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目指せ残業ゼロ!「仕事が早い人」に近づくための6つの対策

こんにちは、コンサルタントの石黒です。

この記事は「自分は人より仕事が遅い方だ…」という自覚があり、常日頃から悩んでいる人向けの記事です。

最近、残業問題が話題になっていますが、単純に考えると自分の仕事スピードが早くなれば、残業は減るはずですよね。

とは言っても、

  • 気がついたら1つの仕事を終わらせるのに、想定以上の時間がかかってた
  • 仕事が遅くスケジュール通りに進まず、結局〆切前に一気に片付ける事に…
  • 定時を過ぎても、全然仕事が進んでいなくてうんざり…

結果、残業ばかりが増えてしまう…という事はよくあると思います。

恐らく多くの場合、1つの仕事に対し、集中力を持続できていない事が、遅くなる原因ではないでしょうか。

一方仕事が早い人は、仕事への集中力が途切れる事が少なく、短期集中で終わらせるので、仕事が早く終わります。

そこで今回は、私が試して効果の高かった、「集中力を途切れさせない」ための対策をご紹介します。

なぜ集中が途切れてしまうのか?その原因

その前に、集中が途切れてしまう原因について考えてみたので、まずはそちらをお話させください。

集中を「邪魔する何か」が存在する

集中力が低く、仕事が遅い人は、仕事中に他の事が気になり始めると、つい手を止めてそっちを始めてしまったり、仕事中に声を掛けられて一旦仕事が中断すると、再開するまで時間がかかる、という事がしばしばあるように思います。

いわば集中できているようで、できていない状態になりがちです。

だからといって、瞑想をしたり、コンディション管理を徹底しても、そんなすぐに集中力って伸びませんよね。普段から飽き性で集中力が低い自分が、そんな簡単に変われそうもありません。

このように集中力を自分自身でコントロールするのはなかなか難しそうです。

そこで私は、自分の集中力を高めるのではなく、何かしら集中する事を邪魔する事を減らせないか考えてみました。

「邪魔」とは例えば、
・「他の事が気になる」
・「作業に割り込みが入る」
といった、外部からの邪魔だったり、

・「すぐ飽きちゃう」
・「不安になる」
といった、自分の内面からの邪魔がありますよね。

そこで、以下の2つのアプローチを試みました。

1) 邪魔そのものを減らす
2)自分を仕事に熱中させる
※具体的な方法は後述します。

1)は外部からの邪魔を減らす対策です。こちらは単純ですね。
2)は、自分を仕事に熱中させる事で、「飽きて集中が落ちる」といった、自分の内面の邪魔を減らすための対策です。

試してみた結果、どうなったでしょうか。

邪魔を減らした結果、格段にスピードアップ!

取り組みを始めて数ヶ月、仕事中に仕事以外の事が気になる事が減り、集中力が増し、生産性がかなりアップしている事に気が付きました。

例えば、

  • それまで平均1時間半かかっていた作業が、30分で終わるようになった
  • 同じ時間で、より濃い結果を残せるようになった
  • それまで後回しにしがちだった小さいタスクを、さっさと早めに片付ける習慣がついた

といったような、明らかに仕事の効率が高まる実感を得られるようになりました。

残業もかなり減りました。

その時に試した方法を、これからご紹介します。
同じ悩みを持つ方は、ぜひ試してみてください!

「集中を途切れさせない」6つの対策

それでは、私が取り入れた合計6つのメソッドをご紹介します。

前述した、
1) 「 邪魔そのものを減らす」工夫
2)自分を仕事に熱中させる工夫
の2つに分けてお伝えします。

1)「邪魔そのものを減らす」工夫

まずは、集中を妨げる要素、つまり仕事の邪魔をする事を減らすための方法をご案内します。

対策1:「今日は不要な仕事」を1日todoリストで気にさせない

まずは「今日やらなくていい仕事」を気にしないようにするための方法です。

仕事中、他のペンディングが気になり、「あ、あの仕事どうなってたっけ?」となると、一気に頭を専有し、集中力を奪いますよね。

そうならないために、「1日単位」のtodoリストを作りましょう。
これは言い換えると「今日はこれだけやって帰る」リストになります。

さらに言い換えると、「今日はそのリストの仕事以外はやらない」、というリストにもなります。

今日やるべきでない仕事を視界に入れない事で、気にならなくなります。

ちなみに私は、裏紙を使い、下記のようなリストを作っています。

Web上のTodoリストもありますが、開く自体が面倒なのと、他の仕事がチラチラ見えて、気が散る原因になるので、やめました。

毎日、朝やその日の夕方に新しく書き換えます。
そのタイミングで、ペンディングリストを付け合わせ、入れかえています。

対策2:「社内からの割込み」は、マニュアルとルールで減らす

続いてご紹介するのは、社内からの「割込み」を減らすための「マニュアル」と「声がけルール」です。

例えば、電話の取り次ぎや、社内からの細かい相談や質問の声がけが止まらず、自分の仕事に全然集中ができない…という事はよくありますよね。しかし、それらの声がけを無視するわけにもいきません。

私は、その横やりを少しでも減らすために、社内のマニュアルをかなり充実させています。
何か疑問点があったら、まずはマニュアルを読んでもらい、解決できない確認してもらっています。そうする事で、同じ相談や質問を受ける事が大分減りました。

もし、マニュアルをすぐに作れない場合は、声を掛けるルールを決めましょう。
例えば、「急ぎでないホウレンソウはチャットで済ます。」といった感じです。
相談する側はすぐにでも相談したいでしょうが、グっと堪えてもらいます。案外平気です。
また相談を受ける方も、自分のタイミングで確認できるので、じっくりと返事する事ができます。

その結果、弊社では会議以外の作業時間は、口頭での相談や質問は必要最低限に留まって、各自が集中できる環境ができています。

ぜひお試しください。

対策3:「仕事外の用事」はリマインダーで忘れちゃう

3つめは、「仕事外の用事やタスク」を気にしないようにするための対策です。

例えば、「今週末の飲み会の席の予約、やったっけ?」
「嫁から帰りにトイレットペーパー買ってきてって言われてたな」など、ちょっとした雑用やプライベートの用事の事が頭をよぎる事ってありますよね。

一度気になり始めると、頭からなかなか離れてくれません。

そうならないために、仕事の以外の用事やタスクは、リマインダーに全部登録して、仕事中は忘れてしまいましょう

リマインダーに登録しておけば、通知が来るまでは気にしなくて良いという状態になるため、より仕事に集中できるようになります。

私はこれが結構効果テキメンでして、かなり集中力がアップしました。日頃から余計な事ばかり考えていたんですねきっと。。^^;
買い物の予定、毎週のゴミ出しや読みたい本など、なんでも登録しています。

ちなみに、私のオススメのアプリは「DUE」です。
≫Due 〜 リマインダー、タイマー、アラーム

オススメな理由は以下の通り。
・入力操作が簡単で登録が苦にならない。続けられる。
・完了時、フリックでシュッと消しこめるのが気持ちいい。
・ロック画面から通知の確認、完了ができる。
・繰り返し設定をかなり細かくできるので、大体のルーチンを網羅できる。
・スヌーズも完備。通知を無視してもしつこく追ってきます。

とにかく使い勝手が良いです。

もしかしたら、
「リマインダーなんて、自分を縛るようで嫌だ!!」
と思われる方もいるかもしれません。

違います。リマインダーを使う事で、逆に「予定に縛られている事」から開放されるのです。

半信半疑の方は、とりあえずアプリをダウンロードし、自分の一ヶ月のルーチン作業をぶち込んで、毎日過ごしてみてください。きっと、頭が軽くなっている事を実感できると思いますよ。

対策4:携帯は仕事中は目の届かない所にしまう

携帯電話は、仕事中はポケットや鞄の中など、目の届かない所にしまっておきましょう。

仕事中、携帯がふと目に入ると、ついメールやLINE、SNSが気になってしまうものです。小さな事ですが、チリ積もで集中を削っている可能性があり、バカにできません。
気にならない人はいいですが、気になる人はしまっておきましょう。

ちなみに私は、仕事中の携帯断ちをしてから、仕事の集中が高まっただけでなく、家でも無駄に携帯をいじる時間が減り、趣味や家族と過ごす時間が増える、という副次効果もありました。

2)自分を「仕事に熱中させる」工夫

続いては、仕事にのめり込み、気持ちを高め、結果集中力を高めよう、という方法をご紹介します。

仕事の邪魔がいくら減っても、自分自身が仕事に飽きてしまったり迷いがあっては、集中力は下がりますよね。

人間、楽しい事は時間を忘れて没頭してしまうものですが、仕事も同じように、魅力や楽しみを感じたり、迷いを打ち消す事で、のめり込めます。そうすると集中力が高まり、仕上がるのも早くなるはずです。

2つのメソッドを紹介します。

対策5:「仕事のメリット」を明らかにする

人間、何事も好きになると燃えますよね。燃えると、自然と集中します
例えば、恋に一度落ちると、その人しか見えなくなりますが、同じように仕事を好きになってください心の底から、「自分はこの仕事をやる価値がある!」と思えるまで、目の前の仕事を好きになってください

これは私の経験談ですが、それだけで仕事への集中度がかなり高まります。

しかし、そうは言われても「急に好きになれるか!」「仕事は仕事、好きになんかなれるか!」とツッコミたくなると思います。

そこで、自分に「仕事が好きな点を気づかせる」ための良い方法を、ご紹介します。

それは、「とことんメモで仕事のメリットをメモに書いて掘り下げる」という方法です。

やり方は簡単で、メモとペンを使い、

  • なぜ自分はこの仕事をしているのか
  • 仕事が終わると、自分にどんな良い事があるのか
    という2点を、「なぜ?なぜ?」とことん掘り下げるのです。

少し作業のイメージがしづらいかもしれませんね。

例えば、あなたがジム通いをしたとします。
ついサボりがちになった時に、一旦「なぜ私はジムに行っているんだっけ?健康のため?夏までにやせて海に行くため?」と、ジムに通い始めた頃に考えていた事を振り返ってみます。そうすると、また通うモチベーションが高まりますよね。

同じように仕事も、その仕事のそもそもの目的を掘り下げるのです。

「とことんやる」というのがポイントで、「お金を稼ぐため」「自分の成長に繋がる」みたいな、浅い階層ではなく、とにかく自分が納得する深い部分まで掘り下げます。

例えば、私の例ですと、

  • 私はECコンサルティングをしている
  • その仕事をすると、どんな良い事があるか?
  • 例えば、問題の解決を通し、相手に喜んでもらえる。
  • どんなふうに喜んでもらえる?
  • 「ありがとう」と声をかけてもらえる
  • 声をかけられると、なぜ、どのように嬉しいの?
  • 自分の「頼られたい」という気持ちが満たされるから
  • 他には、自分の学びも多いのも良い点だ
  • どんな学びが多い??
  • 例えば、、、

といった感じで、アメーバのように、自分が潜在的に思っている事、価値を感じる事をひたすら書いていきます

ある程度続けると、敢えて書き出して眺める事で、メリットが顕在化し、頭の中だけではピンとこなかった事が、不思議とハラオチされる感覚に陥ります。

もし、どうしても好きになれなかったら、それでも大丈夫です。とことん掘り下げて「自分にとって価値はない事」がわかっていれば、わかっていない時より集中できるようになるかもしれません。

ぜひ、一回でもいいので、1-2時間試してみてください。

対策6:他人とタスクを共有し「迷い」を無くす

何事も迷いがあると集中できなくものです。仕事も同じです。向かっているゴールや、やっている事や手順が正しいのか、常にはっきりさせておく事で、集中力が高まります。

そこで、仕事は1人で抱えず、なにを、いつまでに、なぜ、どのように、といった5W1Hや、スケジュールを誰かと共有しておきましょう。

例えば、一番身近な相手だと、上司やチームのメンバーですね。細かく1つ1つ全部共有する必要はありません。
スタートとゴール、タスクの内容、順番だけでも共有しておく事で、「自分は今この仕事をやってていいんだ」という思いが働き、迷いが減り、結果集中力が高まります。

もし上司の方が面倒そうな態度をとったら、「早く良い仕事をするために協力してください!」と伝えましょう。そうすれば、きっと時間を取ってくれるはずです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

集中が途切れるのには、集中を「邪魔する何か」が存在し、その邪魔を少しでも減らすために、

1) 邪魔そのものを減らす
2)自分を仕事に熱中させる

というアプローチの対策をご紹介しました。

具体的には、

  • 「今日は不要な仕事」を1日todoリストで気にさせない
  • 「社内からの割込み」は、マニュアルとルールで減らす
  • 「仕事外の用事」はリマインダーで忘れちゃう
  • 携帯は仕事中は目の届かない所にしまう
  • 「仕事のメリット」を明らかにする
  • 他人とタスクを共有し「迷い」を無くす
    の6つです。

すぐにできるのは「携帯をしまう」ですかね(笑)(私は効果大でした)

ぜひ、できそうな対策から試してみてくださいね!

この記事を書いた人

石黒健
エクステリア通販会社にて、店長業務に加えて物流・ユーザサポート・システム開発まで幅広く担当。市場ニーズと競合度を見極めて自社オリジナル商品を企画、自ら販促全般まで行って人気商品を量産。楽天ショップオブザイヤーにてジャンル賞を受賞したが、独自ドメイン店にも明るい。休日はバンド活動中。

このブログについて

中小ネットショップ専門のコンサルティングを行う「コマースデザイン株式会社」の社員ブログです。

値引きや広告に頼らない販促施策を中心に、小さな会社や1人事業のための業務改善・組織運営術など、経営全般にわたって支援をしています。

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