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コピー用紙が切れたのに、誰も注文していない!なぜだ!「職場の公共タスク」を考える

オフス環境改善

こんにちは、コンサルタントの味藤です。

「キッチンやトイレや会議室を、こまめに片付ける」
「トイレットペーパーなどの備品は、切れる前に補充する」

細かい話ではありますが、快適な職場で効率的に働くためには、こういった「環境を整える作業」が欠かせません。これらは、いわば「公共タスク」です。

公共ですから、『皆が心がけて自主的に対応する』のが理想です。しかし現実は、皆が「誰かがやるだろう」と思って、結局誰もやってない状態(=お見合い)になってしまった経験はないでしょうか?

たとえばそろそろ誰かが手配するだろうと思っていたら、トイレットペーパーが切れてしまっていた、みたいな感じです。困りますよね。大きな会社では専門部署がありますが、小さな会社では、皆で取組む必要があります。

でも実際、「敏感に気づく人」と「あまり気にしない人」にタイプが分かれますよね^^;
こういう公共タスクについては、注意するのもされるのも、ストレスです。だって、皆が同じ意識を持っている事はないのですから。言い過ぎるとお互いに嫌な思いを抱えてしまう結果になりかねません。そんなことで人間関係に軋轢が生まれたら、不幸です。

私の場合は「注意する事に気を揉むぐらいなら自分で動く」という選択をしてしまいがちでした。しかし、それもなんだか不健全です。本業に支障もでますしね。
だから考え方を変えました。気を揉まずに済む方法に逃げるのではなく、そもそも、どうしたら「公共タスクのお見合い」を防げるかを、真剣に考えてみたのです。

そこで今回の記事では、実際に当社であった事例を元に、特定の人に依存することなく、公共タスクが滞りなく実行されるようになった具体的な工夫を紹介します。

当社で起きた「公共タスクのお見合い」問題

当社で起きた公共タスクのお見合いは、コピー用紙やトイレットペーパー、コーヒー豆など「消耗品の発注漏れ」でした。

最初は、以下のルールで運用していました。

  • 「備品を発注する担当者」は決まっている
  • でも担当が「トイレットペーパーやコピー用紙の在庫数をチェックして発注する」のは手間
  • だから、在庫が減っているのに「気付いた人」が、発注担当者に依頼をする

でも実際には、購入依頼が上がってこず、いざ必要な時に在庫がなくて困るという事態が頻発していました。

たかが備品ですが、もし「切れたらいけない資材(例えばネットショップなら梱包資材)」でこうなったら、致命的ですよね。

問題解決に取り組む

そこで、このステップで問題解決に取り組みました。
(1)問題が起きる構造を観察し、原因を見つける
(2)原因を取り除く工夫をする

問題が起きる原因は?

まず、「お見合い問題」が起きる構造を見つめるところからスタートです。

そもそも、「在庫が減ってきたら発注依頼してね」という定義が曖昧でした。「残り何個になったら発注依頼してね」なら明確です。曖昧な基準では、人によって判断がずれて当然ですよね。公共タスクでも「いつ・何をすればよいか」が曖昧なら、遂行されないほうが普通です。

解決のためにやったこと

つまり、分からない状態を取り除くことが必要なんです。

具体的にやったのは
確実に目に留まる場所に、『1:備品の購入申請を出すタイミング』と『2:手順』を明記しておく」という工夫です。

具体的には、「1:トイレットペーパーが残り2ロールになったら」「2:○○さんに購入申請する」という書き方をしたんです。

こんな感じでテプラを貼りました。トイレットペーパーやティッシュを取り出す際に、確実に目に付きます。これで上手く回るようになりました!約1年半前のブログで、当時の工夫について書いていますので、よければ合わせてどうぞ。
https://www.commerce-design.net/blog-staff/151229-sakimawari/

環境が変わり、再度トラブル勃発

ところが、最近になって、再び備品の購入依頼が漏れるトラブルが頻発したんです。皆に注意喚起しても、効果はなく・・・仕組みを見直す必要に迫られました。以前はうまくいっていたのに、なぜ回らなくなってしまったのか。

なぜ再び問題が起きたのか?

皆の行動を観察しました。それで分かったのは「他の人の対応状況が見えなくなっていた」という別の原因でした。

実は、当社では、ここ約2年の間に、スタッフ人数が2倍に増えています。以前は他の人の動きが自然と目に入っていたのが、係わる人数が増え、見きれなくなっていたのです。結果、「前の人がやってくれているかも」とお見合いが起こっていたわけです。昔うまくいっていた仕組みも、環境変化に応じてチューニングが必要・・ということに気付かされました。

解決のためにやったこと

そこで取り入れた仕組みが、「購入申請状況の見える化」です。
具体的には、備品置き場に以下の札を設置しました。

以前から引き続きの「タイミングと手順の明確化」の工夫にプラスして、「状況の見える化」も取り込んだ仕組みにバージョンアップ!

備品を発注申請したら札を裏返しておけば、発注中であることが伝わります。

結果、どうなったか?

札を見れば、他の人の対応状況が一目瞭然に。

これによって、誰かがやってくれていると期待をするケースがなくなり、自分がやるのだと、自然と意識を持てるように変わりました。

また、万が一対応が漏れてしまっても、その次の人が「対応されていないこと」に気がつけるので、フォローも出来るようになったのです

公共タスクのお見合い問題が解消され、無益なストレスが減りました!

まとめ:「心がけ」より「仕組み化」を

当社では「仕組み化」が上手くはまったことで、公共タスクのお見合いが起きなくなり、ストレスも生じなくなりました。

今回の問題の原因と、施した解決策は、以下の通りです。

  1. いつ・何をすべきか分からない状態だった→「わからない」から放置
    行動するタイミング(ex.在庫が2個になったら)と行動手順(○○さんに報告)を明確化
  2. ほかの人の対応状況が見えない状況だった→「誰かがやってるかも」と放置
    対応状況(もう発注されているんだな / 〆を過ぎたけど発注されてないな)を見える化

こういう状況を整えてあげたことで、公共タスクが漏れなく進み、ストレスや人間関係の軋轢もなく、快適な職場を手に入れられたというわけです。

今回は「公共タスクのお見合い問題」に焦点を当てましたが、この問題解決の手順は、どんなことにも応用可能です。どんなときも問題が起きる構造を見つめ、ひとつづつ潰していくことに尽きます。

人間ですから、何をしてもうっかりは起きます。こういう時、モラルや心がけに訴えても、結局改善しないんです。問題が多発してしまうとき本当に必要なのは「仕組み化」なんだと思いますよ。

この記事を書いた人

味藤絵美子
有名EC企業にて、店舗の立ち上げから店長まで一連の運営業務を経験し、実績を重ねる。その後、食品メーカーに転職、衰退した人気店の建て直しに尽力。2年間でアクセス数4倍、転換率2倍とし、再成長させる。メーカー型、仕入れ型、大規模、小規模共に経験している守備範囲の広さが強み。ネットショッピングが大好きで、女性ならではの柔らかい物腰の中に、鋭いお客目線が光る。

このブログについて

中小ネットショップ専門のコンサルティングを行う「コマースデザイン株式会社」の社員ブログです。

値引きや広告に頼らない販促施策を中心に、小さな会社や1人事業のための業務改善・組織運営術など、経営全般にわたって支援をしています。

当社について

Eコマースの運営ノウハウ本を出版し、10回以上増刷されて業界で1位のベストセラーとなりました。

弊社の知見や取り組みは、NHKなど多くのメディアでも紹介されています。

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