日々の業務にすぐ役立つ！文章を分かりやすくまとめる方法（初心者向け）

こんにちは。コンサルタントの亀田です。
今回は、分かりやすく、伝わりやすい文章を書くための基本的な考え方を紹介。
お客さんに商品の魅力を伝える説明文や「よくある質問」の案内、社内や取引先とのコミュニケーションにおいても、役に立つ知識です。これを知っていると、文章を分かりやすくまとめることができるようになります！

初歩的な考え方ですけれど、会社ではちゃんと教えてくれないし、学校でも習わないので、知らない人は本当に知らないんですよね。だから「わかりやすくまとめられない」「文章を書くのは苦手」と思っていても、実はそもそもやり方を知らないし、習っていないからできないだけ、という方も多いんです。
ちょっと習えばできるようになるので（少しトレーニングは必要ですけど）、苦手意識のある方はぜひ取り組んでみてください。

はじめに

日々の生活においても仕事においても、情報の整理はとても重要です。

わかりやすい文章を書くには、コツがあります。
ポイントは「ラベル」という魔法の道具を使うこと。ラベルがあると、とても簡単に情報整理ができるようになります。今回は、基本として、以下の内容をお伝えします。

• ラベルを使うと、誰でも簡単に文章が書ける
  • ややこしい情報や長い文章を整理するには、ラベルが必要です
• 日々の業務ですぐ活用できる！おすすめのラベル
  • 実際に、業務ですぐに使えて効果的なラベルを紹介します

ちなみに、私達コンサルタントの研修では、この情報整理の仕方を徹底的にやります。「文章を書くのは苦手」といっていた新人さんも、この考え方を覚え、トレーニングすることで、驚くほど上達しています。

このように実際に成果がでている方法ですので、参考になるかと思います。

ラベルを使うと、誰でも簡単に文章が書ける

あらかじめラベル（質問）を書いておく

仮に、文章を書くことが苦手な子供がいるとしましょう。
そんな作文が苦手な子が、「サクサク作文が書けるようになる魔法のテクニック」があります。

「どうすれば文章が苦手でも書けるようになるか？」というと、ラベルを使うと簡単に文章が書けるようになるんです。

では、ラベルとはなにか、というとQ＆AにおけるQuestion（質問）、「見出し」のようなものです。
ラベルを使って以下の順番で書き進めるだけで、小学生でも簡単にスラスラと文章が書けるようになります。

• １：ラベル（見出し）をあらかじめ書いておく
• ２：ラベルの場所に質問を書く
• ３：質問に答えるように、文章を書く

どんなラベルを使えばいいか？

では、どんなラベル・質問・見出しを使えばいいのか。

例えば、まずは「何があったか」という見出しを書きます。
次に「その時、どう思ったか？」と過去を振り返り、未来に向けての質問「今後どうしていきたいか？」を作ったとします。

• １．何をしましたか？
• ２．その時、どう思いましたか？
• ３．今後、どうしたいですか？

では、このラベルを元に、具体的なやりとりを見てみましょう。

先生「〇月〇日、何をしましたか？」

小学生「僕は〇月〇日に学校の遠足で〇〇に行って、象を見てライオンを見て〇〇をした」

先生「どう思いましたか？」

小学生「象を見た時、象は〇〇だと思ってたけど、△△だったなあと思った」

先生「今後、どうしたいと思いますか？」

小学生「象はこういう形だと思ってたけど、実際はそうでじゃないって分かった。だから、色んなことをよく見ようと思った」

という感じですね。なんだか最後、やたら意識の高い小学生みたいになりましたが。

このようにQ＆AのQ（質問）を、あらかじめ用意してあれば、文章を書きやすいんです。
これは子供の作文でも使えますし、家族や職場でも、文章の苦手な方がいたら一緒にやってみると面白いと思います。
実際、当社のメンバーも家で子供と一緒にやってみた所、効果が出たそうですよ。

日々の業務ですぐ活用できる！おすすめのラベル

ここからは、仕事の現場ですぐ使える、おススメのラベルを紹介します。

マニュアルを書く時に便利なラベル「What」「Why」「How」

まず、「What/Why/How」です。ご存じの方も多いかもしれません。社内マニュアルなど、業務の手順を説明する際に便利なラベルです。

• What＝これは何？
• Why ＝なぜ必要？
• How ＝どうやってやるの？

例えば、ラッピング業務のマニュアルを作るとしましょう。

• この業務は何？（What）
  • これはラッピングの業務です。お客さんに商品を送る時に行う作業です。

• なぜ必要？（Why）
  • ラッピングは、受け取るお客さんからすれば、商品の一部です。
  • ラッピングがよくないと価値が下がるし、ラッピングが素敵だったら、それだけで商品の魅力が何割か増します。
  • 私達のお店は商品が多いので、ラッピングのスピードも大事です。
  • だから、「ラッピングの品質」と「作業スピードをいかに早くするか」が、この業務の重要なポイントです。

• どうやってやるの？（How）
  • 手順は３つあります。１２３の順番でやっていきましょう

ポイントは、きちんとWhatとWhyを書くこと。マニュアルは、「How」だけを書きがちなんです。
でも、「ラッピングはなぜ重要なのか」「スピードとクオリティと両方重要」という前振りがあってのHowの話なわけです。このように、マニュアルを書く時は「What/Why/How」と覚えておくと、手順を説明する際にモレがなくなります。

問題解決に便利なラベル「理想」「現実」「原因」「対策」

次に、問題解決の時に役立つ、「理想」「現実」「原因」「対策」という４つのラベルがあります。
例えば、

• 理想：本来なら、昨対で〇〇売れる予定だった
• 現実：しかし、△△で、ＸＸマイナスだった
• 原因：商品Ａの売上が落ちているため。それは〇〇により価格が上がったから。しかし、競合は値上げをしていない。

つまり、去年の売れ筋だった商品が、「値上げにより、当初予定より売れなくなったこと」が原因なわけです。
「理想」「現実」「原因」は分かりました。では、対策はどうするか。

• 対策
  • A：値段が高い状態でも売れるようにする
  • B：商品が売れるようにする
  • C：値下げする

など、いくつかの案が考えられますね。ABCどれかを１つだけを選ぶのではなく、「複数実行する」という選択肢もあります。
こんな感じでまとめると、とても分かりやすくなります。

問題解決に便利なラベル「状況」「目的」「方法」

他にも、「状況」「目的」「方法」というラベルがあります。
さきほどの「理想/現実/原因/対策」を少し簡略化すると、「状況」「目的」「方法」になります。

• 状況：〇〇ということが起こった
• 目的：〇〇したい
• 方法：だから～をする

「理想」と「現実」だけを「状況」を説明するために、「理想＝こういう状態になった」「こういうラインを目指していた」「現実＝しかし、そうはならず、もくろみは違ってこんな状態になっている」。状況説明で、「現実」「現実」だけを抜き出して使ったりもします。

具体例１：ダイエット

• 状況＝太った。体重が〇キロになっちゃった
• 目的＝いい感じになりたい。今年の海で泳げる体になりたい

では、「考えられる方法は何か？」と言うと、色々ありますよね。

• 方法
  • A：痩せる
  • B：体形を隠せるような水着を探す

具体例２：医師の診察

よく観察していると、分かりやすい文章は明確にラベルがあります。目には見えないけど、ラベルを意識して書いてる文章は、分かりやすい文章です。例えば、お医者さんに「咳が出るんですよ」と相談したとしましょう。するとお医者さんいわく、

「なるほど、今、どんな体調になってるか説明しますね。その後、治療方針を説明します。
今、なぜ咳が出るかと言うと、風邪だと思いきや、ノドがこうなっているから、〇〇ウィルスによって、△△という状況になっていると思うんですよ。そこで治療方針としてはABCがありまして、どれがいいですか？一般的にはBがいいので、Bをオススメします。」

まず最初に、「何が起こってるか？」（状況）を説明し、次に「どうしたらいいか？」（対応）を説明しています。

• 状況：ノドがこうなっているから、〇〇ウィルスによって、△△という状況になっているので、咳が出る
• 方法：治療方針としてABCの３つがある。一般的にはBがいいので、Bがオススメ

このように、分かりやすい説明は、暗黙のうちにあるいは意識してラベルが使われています。

「状況」「目的」「方法」のラベルを使って、「こういう状況だから、こういう対応をする」というように、情報を整えていきます。「〇〇が起こったので～をする」と書くより、「状況」「対応」を分けて整理した方が、いくらか分かりやすいと思います。ちなみに、ラベルを使って情報を整理していくことを「情報の構造化」と言います。

まとめ

今回お伝えしたのは、ものすごく基本の考え方です。
雑誌を読んでもネットの記事を見ても、全部見出しがついていますよね。あのように、「構造化したラベル」を見出しとしてつける習慣をつけましょう。
これは知識ではなくスキルなので、「日々の仕事の中で、ラベルをつけながら書くこと」を意識して頂くといいかと思います。

ラベルつけを習慣化すると、自然と分かりやすい文章が書けるようになります。
自分なりの使いやすいラベルを頭に入れておき、「ちょっと文章が長いな」「多い情報が多いな」といった際に、ラベルを使って情報整理しましょう。

最初は面倒くさいと思います。僕たちの研修でも、最初の２～３週間ぐらいは苦手な人は本当に苦手です。
でも、一旦慣れてしまえば、使わないことが考えられないくらい、仕事や情報整理の効率が上がっていきます。ぜひラベルを活用をしてみて下さい。

P.S.

弊社では、こういった日々の業務の効率化についても、サポートしています。
ECの販促・運用ノウハウだけでなく、「社員や個人が成長する」ためのお手伝いもしています。コンサルタントとウェブ会議で話しながら「御社ならではのスマートな体制」を作っていきましょう。興味のある方は、以下のページをご覧ください。