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【10連休】銀行も取引先も休み。元号改定、母の日直前!失敗しないためにネットショップが取るべき準備と対応【2019 GW】

今年のGW、もう計画を立てていますか? 10連休と休みが長い上に、今年はGWの真っ只中に「元号改定」があったり、GW明けすぐに「母の日」だったりする日取りですよね。

実は、この10連休、ネットショップ的には、事前に準備すべきことが多いです!対応が後手に回ると、オペレーションの混乱ばかりでなく、商品や資材が無いことによる売上機会ロス、また資金繰りが回らないということも・・・早めに準備を進めないとマズそうです。

3月になったばかりですが、今年ばかりはここに早めに手を付けておくことをお勧めします。

そこでこのブログでは、今年のGWに向けて、ネットショップがするべき準備をまとめてみました。また、GW期間中に店を休みにする場合/営業する場合、それぞれのケースで対応すべきことをまとめた「チェックリスト」もご用意しましたので、対応漏れがないように、是非お役立てください。

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このGW、何が起きる?

例年、ゴールデンウィークは祝日と土日を合わせても、3連休、2日平日を挟み、5連休といった感じで、大型連休といっても大概途中で平日があるので、カレンダー通りだと、そこは営業日、ということが多いものです。

しかし、今年は上の図のように、4/27(土)~5/6(月)までぶっ通しで土日祝なのです!続きも続いて10連休!月末月初をまたぐので、入出金の多い時期ですが、銀行など金融機関も、その間は営業しません(ATMは別ですが)。

まだあります!

皆さんご存知の通り、連休真っ最中の5/1には元号改定があります。母の日は5/12(日)です。多くの注文が数日前~当日到着に集中します・・・。

このように、ネットショップ的にも、相当バタバタになりそうな状況なのです。

ですから、いつもよりも周到な計画と準備をしておかないと、思わぬ事故が発生してしまうかもしれません。例えば、注文や配送といったオペレーションの混乱ばかりでなく、商品や資材が無いことによる売上機会ロスや、最悪、資金繰りが回らず借金することになることも・・・

「新元号」元年早々、思わぬトラブルにならないよう、事前に様々な角度から想定し、対策を決めておくことが重要です。

運営スケジュール、どうしよう?

商売をしていると、例年、長期休み前の計画や準備には苦労はありますよね。今年は特に10連休という、経験したことのないような長さです。カレンダー通り全部休むべきか?いやいや、途中で出勤しないと不安だから・・・。いっそ休まず営業しちゃう?でも、仮に10連休にしたとしたら、休み明けの対応が恐ろしいことになるんだろうな・・・いやはや、悩ましいところですよね。

休むべきか、休まざるべきか、それが問題だ。

そんな悩めるあなたに、まず、判断基準となりそうな考え方をご案内します。

一般的に、GWは売れにくい

一般的にGWは、過去のデータを見ると普段よりも注文数が減る傾向にあります。(もちろん、商材や店の特性により、そうでない場合もあります)

連休中は、旅行や外出など、レジャーを楽しむ人が多く、また、お出かけがてら、通販ではなく実店舗で買い物する人も増えます。また、レジャー費で既に出費が嵩んでおり、節約傾向も見られます。

こうした事情があり、基本的にはいつもより売れなくなります。

こんな商品はGW中も売れる?!

ただ、商材によっては、この時期調子良く売れるものもありますよね。特に、以下のような商材は、5月に入ると売れだします。

母の日需要

花、スイーツ、グルメ、ファッション雑貨、インテリア雑貨、名入れグッズ など

初夏に向けた季節需要

保冷系グッズ、抗菌系グッズ、夏服(半袖、速乾機能) など

レジャー・DIY需要

スポーツ系商材、アウトドア系商材、DIY系商材 など

「母の日商戦」が重要な店は、特に慎重な計画を!

日付け的に、GWと母の日の注文ピークが「だだかぶり」です。お花屋さんをはじめ、母の日商戦が勝負のお店では、毎年GWも営業中!という方が多いかもしれません。

そんな方達においても、今年に限っては、「いつもどおりの対応」では足りないかもしれません。オペレーションをパンクさせず、且つ最大限の売上を作るために、綿密な計画を練っておきましょう。

特に、花など生ものの場合は、例年仕入れ量に悩みますよね。不足すると売上機会ロスだし、過剰発注してしまうと廃棄になってしまうことも。とはいえ、ネットでは直前の駆け込み需要も多いので、個数を決めるのが難しいんですよね。

最終的に、「仕入れ量を確定するタイミング」はいつにするかなど、商品や資材の最終発注タイミングから逆算しておきましょう。

発注タイミングを、なるべく伸ばせると、予測を大きく外すリスクは減らせるかと思います。(どんどん品薄になり、仕入れられなくなる懸念もあるのでバランスではありますが。)

自店舗の過去のGW動向から予測しよう!

言わずもがなですが、自店舗の実績から判断するのが賢明です。過去の自店舗のGW期間中の売上動向は、一番の基準となるはずですから。

簡単ではありますが、こんな感じで想定しましょう。

  • 過去データから、今年のGWの売上予測を立てる
  • 売上予測がから、作業量を見積もる
  • GW中、前後のスタッフの稼働可能時間を確認する
  • 作業量と、稼働時間を照らし合わせから、実際に作業が回るか確認する

こういった想定から、10連休にした場合、連休明けの作業がパンクすることが予め分かれば・・・

  • 連休明けの人員を増やす
  • 注文数を制限しておく(売上は落ちるが)
  • 少しでも分散できるように、連休中に何日か作業を進める予定を組む

など、前もって計画を立てられるため、「蓋を開けてみないとわからない」といった場当たり的な対応は回避できるはずです。

・・・で、具体的にウチは何をしたら良いの?

大変なのは、わかった。でも、じゃあ何をすればいいの?という方、お待たせいたしました。

やるべきことは、大きく3つに分かれます。

1.運営スケジュール調整

取引先や、配送会社、金融機関の営業スケジュールを全て確認します。そして、それらをカレンダーに入れましょう。

「やってると思った」「送ってくれるだろう」といった、甘い想定はもろくも崩れ去る可能性が高いですから、「確実に」把握しておくことをお勧めします。

例えば、取引先については、休業日を確認し、余裕をもった発注をしていかないと、商品や資材がショートしてしまうかもしれません。金融機関も軒並み休みになるため、通常入っているはずの入金が遅れることもあるでしょう。このように入金タイミングがずれ込むことで、資金繰りがショートしてしまうこともあるかもしれません。

しかし、事前に書きだしておき、手を打っておけば安心です。

2.営業状況に合わせた案内・告知

GW中は、通常営業しない場合は、サイト上での案内をしっかり掲載しておく必要があります。

例えば、カレンダーどおりの営業で、GW中はお休みするのであれば、「休業予定の告知」や「納期設定の変更」対応などが必須です。また、スタッフが不在であっても、可能な限り、お客さんに問い合わせを自己解決してもらえるようなFAQなどの案内が整っていると尚良いでしょう。

一方、せっかくGW期間中も通常営業をするのであれば、注文・発送等対応が出来ることをお客さんに全力でアピールしましょう。連休は休む店が多い中、開いている店は、急いでいるお客さんにとって、問い合わせ対応ができたり、商品を直ぐ発送してもらえるなど、ありがたいものです。

3.新元号切り替え対応

これですね。例年との一番の違い。

GWの真っ只中にあたる「5/1(水・祝日)」に、新元号への切り替えがあります。「平成●年」という表記のものは、この日までに修正しておきましょう。

 *   *   *

どの店にも同様に必要な準備もありますし、「店を休みにする場合/営業する場合」それぞれのケースごとに、対応が分かれるものもあります。

前述のとおり、やることが多くて「大変そうだ・・」と思った方のために、チェックリストも用意しました。ある程度、必要になるでしょう準備を記載していますので、これをベースにしていただくと、社内でゼロから考えるより、ずっと効率的にGW対策に動くことができるはずです。

もちろん無料なので、どうぞお役立てください!

(A)全店舗でやるべきこと

では、GW中の、休業/営業ごとに必要な具体的対応について、以下の順に案内します。

(A)全店舗でやるべきこと
(B)GW、休業する場合にやること
(C)GW、営業する場合にやること

まずは、休業/営業に関わらず、基本的にネットショップが大型連休時に進めておく準備の詳細を挙げていきます。

新元号切り替え対応

新元号の発表は4/1の予定ですが、切り替え対応は、もう今から着手しておきましょう。

現在、社内のどこか和暦を使っている場合は、和暦を使わず「西暦に修正」していくのがおすすめです。当分先の話にはなりますが、今後も元号が変わることはあり得ますので。西暦にしておけば、今後は切り替え対応は発生しません。

ただ、店の事情があり、どうしても和暦を使うべき箇所がある場合には、新元号が発表された後、迅速に切り替え対応に動きましょう。

該当箇所としては、以下のような部分でしょうか。
例)帳票類の年月日部分、事務で使用している日付スタンプ、食品の賞味期限表記ラベル など

運営スケジュール調整

自店舗が休む/休まないに係わらず、世の中的には休業になる企業が多いです。ですから、取引先や金融機関の休業予定を事前に把握しておき、運営に差し支えないような予定を立てましょう。

スタッフの出勤予定

連休中の店舗運営スケジュールを立てるとしても、人員確保が出来ないことには、そもそも店は回りません。なので、スタッフさんの予定も出してもらいながら、現実的な運営スケジュールを組んでおきましょう。特に、祝日は保育園や学童保育の多くは休みになるはずです。小さなお子さんのいるスタッフさんについては、出勤が難しいことも多いので、事前に要確認です。

なお、連休中だけではなく、連休明けの人員配置こそ重要です。連休後に業務が膨れ上がることは目に見えていますから、件数を予測し、体制を厚くして臨めると良いですね。

運送会社への連絡

いつもお世話になっている運送会社にも、連休中の営業予定伝えておきましょう。特に祝日に営業する場合には、前もって伝えておかないと、集荷に来てくれないという可能性もあります。営業ドライバーさんも人手不足になりやすい時期でしょうしね。

当日に慌てないように、事前に根回しをしておきましょう。

商品や資材の発注

GWの期間中は、取引先もお休みとなることが多いでしょう。早めに休業日を確認し、商品や資材が足りなくならないように発注しておくことが必要です。

商品や資材の在庫切れによって、販売機会ロスが起きては悔しいですよね。連休中は当座の調達も難しいです。なので、売れ数の見込みを算出し、売れ筋商品の在庫切れが起きないように、計画的に補充しておきましょう。

資金繰りをシミュレーション

金融機関ももちろん休みになります。資金繰りがショートしないか、確認しておかないと危険かもしれません。

例えば、平常時には「月末」に入金される売上金の場合、指定の金融機関が10連休だった場合、入金されるのは5/8(水)頃になる可能性があります。各モールやクレカ会社、取引先などからの入金スケジュールを把握しておきましょう。

支払いも同様です。引き落としのタイミングが前倒しされるケースもあるかもしれませんので、要確認ですね。

(B)GW、休業する場合にやること

GW中は、ネットショップを休業とする場合に必要な対応を説明します。

営業状況に合わせた案内・告知

当然ながらネットショップでは、お店をクローズ設定にしない以上は、「365日・24時間」注文が入ります。お客さんからの問い合わせも入ってきます。

お客さんの中には、「ネットショップなのだから、すぐに商品が発送されるに違いない」「すぐに問い合わせへの返信が来るに違いない」と思い込みアクションをとる人も少なくありません。その誤解が原因で、トラブルに発展してしまうケースも珍しくありません。

ですので、休業にする場合は、サイト上のお客さんの目に留まるであろう場所に、「わかるように」休業予定の案内をする必要があります。

具体的には、以下のような箇所です。

  • 営業カレンダーの設定
  • 長期休業予定の掲示(楽天)
  • ヘッダー
  • 各商品ページ
  • サンクスメール

また、商品の納期設定も、実際に対応可能な納期になるように、必ず変更しましょう。

サイト上のお客さんの目に留まる場所に、「ゴールデンウィーク休業のお知らせ」の案内をする

休業中のトラブル対策

また、休業期間中に入った注文だけでなく、休業期間前に発送した商品への問い合わせがあることも考えられます。こうしたケースに向けて、スタッフが不在でも、無人でフォローできるような案内がされていると、トラブルを極力回避できます。

例えば、GW中によくあるトラブルに、以下のようなものが挙げられます。
「交通渋滞による、配送遅延」「荷物のお届け先を、自宅から出先に変更」など。

店が休業となっている場合、お客さん自身に運送会社に問い合わせてもらう必要があります。ですので、出荷連絡の際には、「問い合わせ番号」を連絡することは必須で、それに加えて、「トラブルが合った際の運送会社問い合わせ先」をしっかり案内しておきましょう。
サイトにも同様の案内があると、お客さん自身でトラブルを自己解決してもらいやすくなります。

また、GW期間中に、お客さんが自宅を空けることによって、商品が店に持ち戻られるケースも想定できます。特に、ギフトなど、先方の動向がわからない場合、多く起こりそうです。

対策としては、長期間受け取りがされないと、商品が返送されてしまうことを、予めお客さんに伝えておきましょう。(サイト内やサンクスメール、発送メールで。)また、万が一、商品返送が発生してしまった際の送料負担がどうなるかなど、後から揉めそうな部分も、明記しておくと良いでしょう。

電話を留守電にする

地味な話ですが、連休前の最終営業日には、電話を留守電設定しておくこともお忘れなく。留守電には、「休業スケジュール」と「問い合わせはメールでお願いしたいこと」を案内しておきましょう。

休み明けに確認するのが大変になりますので、長期休業時は留守電を受け付けないような登録にするのも、場合によってはおすすめです。

その他、気をつけておくべきことは?

休業する場合でも、「不測の事態」に備えて、例えばスタッフに自宅作業を許可する体制を整えておくこともオススメします。

会社のルール上、自宅作業を許可できないというだけで、対応が連休明けとなっては最悪です。金額間違いとか。在庫設定し忘れた商品が連休中にテレビ放映され、無制限で売れ続けてしまうとか・・・考えたくもないですよね。

何事も初動が肝心です。初動の遅れ、対応を誤ると思いも寄らない惨事に繋がることもあります。ですので、有事の際は迅速に動くことができるように、特例として、社内ルールを見直しておくことが必要かもしれません。

(C)GW、営業する場合にやること

連休中も休まずネットショップを営業する場合に必要な対応を説明します。

営業中であることをアピールする

ライバル店が休む中、運営できるのは強みです。アピールしない手はありません。GW中に「すぐ欲しい」と買い物をしに来る人に対し、ウチは営業中だということが検索結果で伝わるように対策しましょう。

例えば、

  • 商品名の冒頭に【GWも即日出荷】【GW中も営業中】と書いておき、目立たせる。
  • チャットをオンにする。そうすると検索結果画面で「問い合わせ受付中」モードになり、営業中であることが目立つ。

など。

商品名の冒頭に「GW中も休まず営業中」と記載したり、チャットを「受付中」にしておく

せっかくオープンしているのですから、売上機会を最大限に生かせるよう、フレキシブルな対応ができると良いですね。

おまけ

最後に、大型連休時の対策として、実際にネットショップ現場でやっている工夫をいくつかご紹介します。

連休明けにパンクさせないコツ

連休明けに業務が膨れ上がることは目に見えていますから、作業がパンクしてしまわないように、連休明けの発送予定に、バッファを持たせておくといった対策を取るお店も多いです。

実際の営業日より、サイト上は「1日長く休み」であるように見せておくというやり方です。問い合わせや電話に対応することなく、休業日明けの業務に集中できます。お客さんにとっても、予め休みと打ち出されていれば、連絡がつかないことに不満を持たれることもありません。とはいえ、今回は傍目に見ると「11連休」。うーん。

FBAで売上をつくる

Amazonを運営している人限定ですが、連休中はFBAをプッシュするという方法もあります。FBAであれば、実作業は発生しないので、上手くやると休みつつ売上を作ることができるかもしれません。

商品をAmazonに預けておき、本店に来店するお客さんに対して「納期を急ぐ場合はAmazonで買って」と誘導するやり方です。
(※外部モール誘導にあたるので、楽天などのモール店では使えない方法ですが)

この方法だと、自分は休んでいても、Amazonが商品出荷をしてくれるので、売上機会ロスを減らせます。

デメリットは、手数料が割高につくところでしょうか。また、Amazonの出荷も配送会社のトラブルによって時々パンクするので、確実ではありませんが・・・。

こうした工夫も、参考になれば幸いです。

おわりに

いかがでしょうか?こうやって書き出していくと、大型連休前の準備って、やるべきことがかなり多いですよね^^;

準備には大変な労力が掛かるものですが、対応が「毎回イレギュラー対応」ではなく、「毎度おなじみレギュラー対応」にできれば、楽になるはずです。

なので、今年しっかり準備をしたら、来年もスムーズに動けるように、自店舗専用のチェックリストを備えていきましょう。GWだけでなく、夏季休暇や年末年始など、その他の長期休みにも転用できるはずです。

今年のGW、連休にする人は、準備をしっかりとし、心おきなくオフを楽しめますように!休まず営業するという人にも、本ブログで紹介したことが、GW期間中の準備や売上げアップの一助となれば幸いです!

P.S. GWも成長したい人へ

【キャンセル出ました】コンサルティングの4月開始枠で、キャンセルが出たので、早いもの勝ちですが、4月開始でコンサルティングを受けられます。4月から始めておくと、連休中に販促施策や課題解決に取り組めますから、GW中に、お店を成長させたい方は、ぜひお申込みください!

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この記事を書いた人

味藤絵美子
有名EC企業にて、店舗の立ち上げから店長まで一連の運営業務を経験し、実績を重ねる。その後、食品メーカーに転職、衰退した人気店の建て直しに尽力。2年間でアクセス数4倍、転換率2倍とし、再成長させる。メーカー型、仕入れ型、大規模、小規模共に経験している守備範囲の広さが強み。ネットショッピングが大好きで、女性ならではの柔らかい物腰の中に、鋭いお客目線が光る。

このブログについて

中小ネットショップ専門のコンサルティングを行う「コマースデザイン株式会社」の社員ブログです。

値引きや広告に頼らない販促施策を中心に、小さな会社や1人事業のための業務改善・組織運営術など、経営全般にわたって支援をしています。

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