こんにちは、坂本です。
最近やっている「仕事の工夫」が、割と良い感じなのでシェア。
何事も「良い習慣」と「悪い習慣」ってありますよね。ついつい○○してしまう、的な悪い習慣は、自然と身につきます。一方、良い習慣は、中々身につかない。
仕事における悪い習慣は、例えば「facebook読み過ぎ」。良い習慣は・・たとえば「仕事の優先度を再確認・見直し」「作業に没頭しないで時々俯瞰する」「でもこまごましたToDoは溜めないで片付ける」的なやつです。
私、これが苦手で、どうしても反射的に動いたり、作業に没頭しがちなのですが、、、最近若干マシになりました。さて、何をしたか。
- 目次 -
こんな工夫をしました
「始業前、毎朝ルーチンでやりたい作業」をチェックリストにしました。
計画の確認とかToDo整理とか。下記は画面イメージです。
で、これをブラウザから見えるようにしました。そして、このチェックリストがPC立ち上げと同時に開くようにしました（これが重要）。結果、メールチェックとかより早く、真っ先にチェックリストに取組みます。自然と取組む。毎朝淡々と処理をする。
継続しています。この先どうなるか分かりませんけど。。今のところ良い感じ。
チェックリストは、下記URLのツールがシンプルで良いです。
http://dailytodo.org/
このページのショートカットファイルを作って、windowsのスタートアップフォルダに放りこみました。これで、毎朝毎朝、自動で起動します。
通勤時間が長い人は、PCじゃなくてスマホに届く方が便利かもしれませんね。リマインダー使って、毎日自動で、ルーチン回すよう通知。
朝ルーチンの中身
こんな感じです。
予定を立てる前に、こまごました仕事にハマってしまい、ズルズル時間を取られて気がつけばランチ、なんてことを防げますｗ
- 「いま進行中の仕事一覧」資料やToDoリストに目を通す
- Googleカレンダーで1日の流れを確認
- 予定を踏まえ「今日の仕事の流れ」を定義（○時～○時に○○をする）
- チャット確認 ←ToDo定義した後に見る（じゃないと引っ張られる）
- メール確認
- タイマーをセットし、最初の作業を始める
まあ、当たり前が多いかもしれません。いや、当たり前ですね。ちゃんとした人はチェックリストがなくても出来るんでしょう。
でも、わたし朝が弱いので、寝ぼけた頭でも確実にルーチンをこなすためには、チェックリスト化＆自動起動がベストだったのです。あるいは、何かすごく気になっていることがあるときは、意識の80%がそっちに持って行かれますが、チェックリストさえあれば、残20%の意識で粛々と作業できます。
「習慣化するための習慣」
思うに、成果を上げる人ってのは、淡々と努力を積み上げていると思うのです。「おれ努力している」という自覚があるときにはまだ成果は出なくて、「努力している状態が自然になっている」頃に一番結果が出る。
でも私はそういう習慣化が苦手（涙）。
であれば「良い行動が自然と習慣化される工夫」こそが大事なはず！と思って、ちまちま工夫しております。色々やった中で、特にこれがよかった。
コンサルタントがこれ言っちゃうのもあれですが、わたしアイデアや戦略などの抽象的な思考は得意ですけど、業務遂行能力が高いほうではないのですね。でも、そんなやつでも、こういう工夫でマシになった、と言う話です。レベル高い方に見られると恥ずかしいですが、私は、皆さんの中に居る「私みたいな人」に向けて話しかけていますｗ
※これらが簡単にできている方は、この方法を部下や社員に勧めると良いかもしれません。苦手な人でも習慣化できるからです。
まあ、風化しないように注意しつつ、頑張って継続します。
「上手くいかない場合」を発見して対処
このように朝ルーチンが定まって、「ルーチン通りだと立ち上がりがスムーズ」という状況になると、逆に「ルーチンを上手く実行できない場合」のパターンも浮かび上がってきます。
私の場合、普通に出勤した場合は問題ないですが、何か自宅作業や打合せなどがあって、昼から出勤してすぐさま会議に参加して・・みたいな感じで始まると、後はズルズルです。アンコントローラブルな感じになります。
生活パターンが決まっている場合は、こういう仕掛け（自動で朝ルーチン・定例会議など）が上手く作動しますし、それが上手くいっているかどうかも観察しやすい。調整しやすい。でも、生活パターンがバラバラの場合は、仕掛けも出来ないし観察も出来ない。改善できない。
これまで、「規則正しい生活」にあまり興味が無かったんですが。継続して淡々と成果を積み上げるには、自分を一定のパターンにはめて、自分の行動を先読みした仕掛けを置き、規則正しい生活をキープする・・のが大事なのかもな・・。
そういえば、ゲーテがこんなことを言ってたそうです。
才能は静けさの中でつくられ、性格は世の荒波の中でつくられる。
なるほど。拡大解釈すると、静けさの中のほうがPDCA回しやすいってことなのかなーと思いました。
業務の相談、承ります
ところで、こういう「目の前の業務をこなす工夫」って、すごく大事なのに、当たり前すぎて議論されませんよね。
なので、弊社のコンサルティングでは、ネットショップの販促だけでなく、業務の工夫や見直しも、テーマに含んでいます。基本的な考え方をお伝えしたり、客観的な立場から話し相手になったりします。
昨日もそういう話が２件ありました。
２件とも似た感じで、バックヤード含む「業務全体」に悩んでいて、モヤモヤ悩んでいる状態。からの、「まず書き出してみよう→構造化して観察しよう→課題を明確にしよう→打ち手を考えよう」という王道な展開。そして、書き出して構造化しただけで糸口が見える。まだ解決してないけど希望が見える。これも王道。
自分も似たところでつまづいていた癖に、人の仕事に対してなら冷静に意見を言える自分に呆れていますｗ でも自分の仕事は自分では解決しづらいんだよな。。「手持ち情報が多すぎる」ので、連想が広がりすぎるんだよなー。。。
つまり、ひとりで考えるより、相方がいる状態で悩む方がスムーズだなと思います。
色々やることは多いです。だから実行力が大事。でも、ひとりだけだと追い込めない、客観的に判断できない。何か工夫が必要。そんな方は、弊社がお役に立てるかもしれません。
ウェブ会議を使ってお話しながら、「御社ならではのスマートな体制」を作っていきましょう。興味のある方は、以下からどうぞ。
カテゴリー： EC業務の効率化
