「新人教育する時間がない」方へ、とっておきの対策を紹介

こんにちは。コンサルタントの小堤です。

4月に新人スタッフを採られた企業さん、新人教育は順調に進んでいますでしょうか？

後輩や部下の育成って、結構大変ですよね。人手が足りないなと思い人を増やしてみたら、逆にその育成で手間が増えてしまったり、ということはとてもよくあります。

そこで、今回はこのような「新人教育問題」をどのように対処したら良いか、ということを私の友人(Aさん)の実例と共にご紹介したいと思います。

新人が入ると「逆に大変」

私の友人のAさんは、化粧品メーカーの営業部に勤めています。

Aさんの会社ではここ数年、既存社員の離職が続いており、それに伴いAさんは自分の担当業務が増え、毎日終電で帰る疲れ果てた日々を送っていました。

これ以上、既存社員の負担が増えないようにと、会社が張り切って新卒社員を採用したのですが、その結果、部署内の既存社員：新卒社員の割合が「１：１」まで高まり…。

社員が増えたのに、返って仕事が増えている…？

人は増えたけど、忙しくて仕事を丁寧に教える暇がない 　　　↓ 結局、自分でやった方が早い 　　　↓ 仕事が終わらないどころか、増えている 　　　↓ いつまでも帰れない（そんな中、新人は早々に帰っていく）

という、負のスパイラルに飲み込まれていったのです（泣）
皆さんも、このような辛い経験ありませんか？

しかし、Aさんは誰でもできる単純な方法により、この状況を脱出することができました。

一体、Aさんは何を行ったのでしょうか？

負のスパイラルは「自作型マニュアル」で解決

負のスパイラルを脱出するため、試行錯誤したAさんが悩んだ末に何を行ったのか。
それは、マニュアル作成です。

「えー、マニュアル？？」と、思われる方が多いかもしれませんね。

確かに、一般的なマニュアルには、

• マニュアル作る時間があったら、作業した方が早くないか？
• マニュアルがあると、想像力が失われる

などの、マイナスイメージが存在します。

新人さんに自分でマニュアルを作ってもらおう

ただ、Aさんが取り組んだのは、上記のようなマニュアルではありません。

教える側(先輩)ではなく、教わる側(新人)が、主体的に作成するものです。
これを私は勝手に、「自作型マニュアル」と呼んでいます。

自作型マニュアルには、以下のメリットがあります。

【新人にとってのメリット】 マニュアルの自作により、自分の力で仕事を組み立てる力が身につく 教わったことを自分で文章化することで、理解が深まる 【先輩にとってのメリット】 マニュアルを用意しておく必要がないため、時間短縮につながる 教えたことが伝わっているか、確認できる 作成内容に沿って、新人の理解度にあわせたフィードバックができる 次に新人が入ってきた時、相手によって教育方法を選択することができる（※） ※一度作成済の自作型マニュアルがあるため、そのまま参照してもらうか、新たにその人用の自作型マニュアルを作ってもらうか選択できる

つまり、新人・先輩それぞれにメリットがあるのです。

実際に「自作型マニュアル」を作った効果

実際にAさんも、

新人に教えたことを、自作型マニュアルとして落とし込んでもらう 　　↓ 新人の「理解できていない点」が可視化され、スムーズに教育ができるようになった 　　↓ 細々した単純作業は、どんどん引き継げるようになった 　　↓ 残業が減った（新人と共に定時にあがる日も・・）

といった形で、負のスパイラルから正のスパイラルに変換することに大成功しました。

まとめ

この記事で、今回は以下の話をしました。

• 新人が増えると教育の手間が増える、そんなときは「自作型マニュアル」です。
• 「自作型マニュアル」は、先輩も新人もハッピーになります。

マニュアル作成は、効果が高い業務改善

会社によってはマニュアルがあまり整備されていない場合もあり、なかなか始めるのも腰が重いかもしれませんが、Aさんのように一度やってしまうと意外とできてしまうものです。

忙しくて新人教育に手が回らない方は、ぜひ試してみてくださいね！

P.S）
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